Почему сотрудники не употребляют ваши аннотации и гайды: 5 обстоятельств и 20 решений препядствия

У стартапов и средних компаний нередко одна история: телеграм-менеджмент, сотрудники ляпают одни и те же ошибки. А управляющий бесится, что заместо коктейлей на пляже необходимо смотреть, чтоб без него ничего не порушилось. Что все-таки созодать?

Тогда обычный управляющий идет в Гугл, а там находит советы в духе «классифицируйте бизнес». Спасибо, google. А далее что? Напишем регламенты! Но почему-либо опосля их ничего не изменяется. В статье я подсвечу 5 обстоятельств, почему так происходит и поделюсь 20 решениями, как это поправить.

Привет, меня зовут Владимир Малюгин, я руковожу агентством performance-маркетинга Digital Geeks.

Всем руководителям и рекламщикам, которые желают отлично рулить сеошниками, дарю SEO стартер-пак: снутри – гайды и шаблоны, которые я собрал за 15 лет в диджитале.

1. О существовании инструкций никто не понимает

Аннотации кое-где есть: пылятся на гугл-диске, лежат стопкой в ящике, валяются в некий одной из 100 папок на десктопе. А толку от их нет – ведь пространство хранения сотрудниками непонятно.

Представьте, вы желаете создать задачу, к примеру, написать клиенту отчет. И для вас молвят: «но не забудь аннотацией пользоваться, так будет проще». А вы понятия не имеете, что за {инструкция}, где она находится. Спрашиваете, где ее взять, а для вас отвечают: «ну на общем диске там отыщешь». Пойдете находить либо напишете отчет так, как привыкли?

Когда дома бардак, даже при желании трудно отыскать 2-ой носок либо какой-либо пульт от телека, который куда-то положил и запамятовал. Стоит порядок навести, разложить все по полочкам – жить станет поординарнее. Ах так можно «навести порядок» в работе:

→ Положите аннотации «под нос». Самый главный момент – интегрировать аннотации в рабочую среду (в софт, в каком работаете, либо в шаблоны файлов, которые используете). При хоть какой постановке задачки добавляйте ссылку на аннотации. Это некоторая забота о ваших сотрудниках – вы упрощаете им жизнь, и они делают всё так, как следует.

Проще всего это воплотить через шаблоны задач, проектов и документов, в которые вначале будут вшиты ссылки. Сделал проект из шаблона → все задачки сходу со ссылками и описанием.

Я лицезрел, как люди отыскивают аннотации через поиск в гугл-диске. Нет, ребят, это не дело. Это сотруднику еще необходимо уяснить, как некий там гайд именуется. Несколько раз кликнуть не туда. Разозлиться. И отправить эти аннотации подальше.

→ Соберите аннотации в одном месте. В эталоне у сотрудника не обязано быть ни одного вопросца, куда необходимо пойти, чтоб что-то поглядеть: где взять логотип, шаблон к презентации, чек-лист для отчета. Вот у него есть Notion с гайдами и оглавлением – и в этом Notion есть всё, что ему необходимо для работы.

→ Добавьте в онбординг. Сделайте чек-лист по исследованию инструкций, чтоб убедиться, что новый вызнал всю подходящую информацию для работы. Даже если вы напишите этот чек-лист на бумажке – это то, что вы сможете ввести уже сейчас.

Если сказать сотруднику просто «прочитай», он может длительно откладывать это занимательное дело. Но когда перед ним лежит перечень с пт и ему необходимо отметить, что любой раздел аннотации прочитан, – уровень ответственности поднимается, и ознакомление с инструкциями становится настоящей задачкой. Так вы не столкнетесь с оправданиями по типу «Ой, я этого не лицезрел/не успел прочесть» – всё зафиксировано.

Не стоит просить сотрудника прочесть всё за один денек. Пусть задача будет рассчитана на несколько недель: поначалу прочел → потом применил в работе. Перегрузка будет умеренно распределена, сотрудник внимательнее ознакомится с каждым пт и лучше усвоит весь материал.

2. Аннотации не числятся неотклонимыми

Сейчас подготовил КП клиенту по аннотации, а завтра нет. А основное, всем всё равно. Как при таком раскладе получать размеренно высококачественный итог?

Время от времени в digital-сфере трудно представить, как такие мелочи могут влиять на итог. Ну не употреблял я эту аннотацию разочек, и что? А представьте, что у вас ресторан. И там повара один денек готовят по технологическим картам, а иной – как пойдет. Никто за сиим особо не смотрит. Блюда будут различаться, и гости это непременно увидят. Как и ваши клиенты увидят, что время от времени от вас можно ждать непредсказуемого результата. В особенности, если на шаге реализации вы демонстрировали одно, а во время работы «выдаете» другое.

Чтоб ваши «повара» употребляли «технологические карты», необходимо:

→ Быть поочередным управляющим. Вы – это пример для остальных служащих. Если вы ввели Трелло, а сами ставите задачки в Телеграме, все другие будут позволять для себя такую опцию. «Так делает Шеф, означает, так можно». Так что если вы ввели аннотации – не давайте для себя поблажек, соблюдайте всё, что гласите созодать сотрудникам, чтоб с вас брали неплохой пример.

→ Создать так, чтоб аннотации были постоянно под рукою. Повторюсь: они постоянно должны быть в рабочем пространстве сотрудника. Входит ваш контент-маркетолог в задачник, лицезреет все задачки на денек, а в каждой из их – линк на аннотации. Они постоянно с ним рядом. Ему не надо идти к начальнику, чтоб что-то разузнать, уточнить, ведь все что необходимо – уже в самой задачке.

Это не означает, что нужно постоянно растрачивать полчаса на описание задачки → делайте шаблоны на все повторяющиеся задачки, в каких всё будет вначале. Сделал задачку из шаблона → всё уже снутри, и можно идти на пляж распивать коктейльчик.

→ Создать следование аннотации неотклонимым. Так устроен наш мозг (центральный отдел нервной системы животных, обычно расположенный в головном отделе тела и представляющий собой компактное скопление нервных клеток и их отростков): если задача опциональная – мы будем откладывать ее до того времени, пока не придет начальник и не произнесет «давай это создадим». Да, под контролем хоть какой из нас работает продуктивнее.

Как проконтролировать следование инструкциям? Когда сотрудник приступает к проекту/задаче, у него должен быть перед очами перечень шагов. Заполнил отчет → ставит «галочку». Вычитал этот отчет на ошибки → поставил «галочку». Выслал клиенту – «галочка». Когда ты подтверждаешь свое действие, позже не сможешь отвертеться и сказать «ой, я всё-таки запамятовал это создать». Ты ведь осознанно отметил, что дело изготовлено. И выходит, что контроль над качеством есть, но руководителю для этого не надо инспектировать любой шаг всех служащих.

Выполняя задачку, человек должен осознавать, какие у него обязательства. И если создать задачку как чек-лист из подзадач – с вероятностью 99,9% вы получите подходящий итог от сотрудника.

К примеру, в Asana при разработке проекта у нас возникает перечень из подзадач.

3. Аннотации не помогают / в их трудно разобраться

Вот ваш копирайтер глядит на гигантскую базу познаний, читает, а ничего не соображает. Как как будто заместо инструкций по контенту перед ним логарифмическое уравнение. Чуть он соображает, что лишь что прочел, в его голове новейший вопросец: «А мне это для чего?». Так ваши аннотации остаются нетронутыми, а все поэтому, что они должны облегчать работу, а не созодать ее еще труднее.

→ Делайте аннотации проще и конкретнее. Такие, чтоб они не демотивировали делать задачку =)

Вот кто это будет читать? В особенности если необходимо создать резвую ординарную задачу – презентацию создать, отчет выслать

Если у вас что-то схожее – вы пошли в верном направлении, но сделали пока не совершенно то, что необходимо.

→ Пусть регламенты пишут те, кто практически делает работу – обучите их, дайте обычной фреймворк. Не стоит писать самим – вы, как управляющий сможете не держать в голове/не знать всех-всех тонкостей. Поручите эту задачку своим сотрудникам, в особенности если у вас есть позиции, где нередко изменяются люди.

Вот у меня когда-то была текучка офис-менеджеров. Месяц онбордишь – сотрудник уходит. И приходится повсевременно учить, поновой разъяснять одно и то же – и в итоге все силы уходят на это, а не какие-то наиболее принципиальные задачи управляющего. Потому лучше один раз попытаться, поручить сотруднику написать аннотацию, обучить его этому. Но зато далее для вас будет легче.

Но тут принципиальный момент: нет смысла плотно заниматься действиями команды, если в ней всего 1 человек. При всем этом, если у вас в отделе 10 менеджеров, и нет ни 1-го регламента – все плохо.

→ Придерживайтесь одного формата. Если все аннотации будут написаны по-разному, сотруднику всякий раз придется залезать в документ, разбираться, что совершенно там происходит, выяснять, где подходящая ему информация. Естественно, в итоге он этого созодать не будет.

Вот попробуй к тому же разберись в данной для нас таблице =)

→ Ставьте себя на пространство сотрудника. Задайтесь вопросцами: как он это принимает? Что обязано быть в аннотации, чтоб он сделал задачку как следует? А что будет излишним?

→ Протестируйте без помощи других. Бывает, на 1-ый взор чудилось, что необходимо создать так, но на практике что-то не работает. Лучше проверить заблаговременно, чтоб {инструкция} была сходу доработанной и помогала вашей команде.

→ Не выкатывайте «сырые» аннотации. Не торопитесь быстрее вручить аннотации, которые не будут работать и их необходимо будет поменять. Так вы подрываете доверие служащих. Каждую «гениальную идею» необходимо проработать до конца, до этого чем представлять команде. Поэтому что людям необходимо время и силы к чему-то привыкнуть, а вы их практически будете закидывать новейшей информацией. И в итоге вы перевоплотился в того самого мальчугана, который лицезреет волка и орет о помощи, но ему никто не верует =)

4. Аннотации не обновляются и утратили актуальность

Неважно какая информация устаревает. Вот вы переехали в новейший кабинет, случился ребрендинг, возникли новейшие позиции, вы поменяли схему продаж, редполитику либо еще что. Конфигурации могут быть незначимыми – и за сиим необходимо смотреть. Если {инструкция} будет неактуальной, означает, она не будет помогать сотрудникам решать задачи. А означает, и нет смысла воспользоваться таковой аннотацией.

Если взять хоть какое пособие по британскому языку 90-ых годов и нынешнее – увидите колоссальную разницу: какие-то выражения уже не употребляют, кое-где возникли новейшие слова. Если учить деток по совершенно старенькым пособиям, они язык выучат, а использовать его в современных реалиях не сумеют. Так и ваши сотрудники: {инструкция} вроде бы есть, но она так древняя, что ее большая часть уже не применима.

→ Одна {инструкция} = один ответственный. Когда ответственных много, любой будет ждать от другого инициативы. «Вот, у Насти не достаточно задачек, пусть она и инспектирует гайды». Если же есть лишь один «проверяющий», ему никуда не деться: это его зона ответственности.

Принципиально, чтоб за актуальностью инфы смотрел тот человек, который обладает подходящими познаниями. К примеру, в отделе маркетинга это быть может управляющий. Это не означает, что непременно он их должен писать. Но он должен созодать так, чтоб аннотации были животрепещущими – хоть своими, хоть чужими руками. Но если что-то пойдет не так – отвечать будет управляющий отдела.

→ Возьмите за правило созодать ревью. Пусть ответственный поставит для себя напоминание, которое повторяется раз в квартал/полгода. Пришло извещение → управляющий заваривает для себя кофеек и уделяет гайдам 2-3 часа времени, чтоб убедиться, что в инструкциях всё рабочее.

→ Дайте возможность оставлять комменты. Какие-то ошибки в инструкциях могут замечать остальные. Представьте, что вы читаете какой-либо вордовский файл, узрели косяк… И сейчас необходимо пойти назначить встречу с ответственным, состыковаться по времени, обсудить ошибку. Как интригующе смотрится это предложение?

Чтоб была возможность подметить ошибки «тут и на данный момент», сделайте так, чтоб в гайдах можно было оставлять комменты – к примеру, это комфортно созодать в гугл-доках.

→ Не делайте длинноватые видеоинструкции. Ошибку в видео быстренько не поправить – необходимо отыскать того, кто перезапишет и смонтирует. Это буквально подольше, чем поправить пару предложений в гугл-доке. Видео подступают больше для маленьких инструкций, которые будут животрепещущи годами.

Чтоб SEO приносил результаты, необходимо хорошо управлять сеошниками. Для этого руководителям и рекламщикам пригодится всего только одна папка – мой бесплатный стартер-пак для действенной работы с сеошниками.

5. Аннотации нередко изменяются / регламент уже запомнили

Если аннотации изменяются очень нередко, к примеру, 1-2 раза за месяц, это застопорит все процессы. Сейчас нужно созодать так, а завтра уже по-другому. Вот представьте, что вы любой денек ходите за продуктами в один и этот же магазин. И сейчас там хлеб на одной полке, а завтра – в другом конце магазина. И всякий раз для вас приходится поновой учить, где что находится. А основное, это никчемно: завтра всё будет по-другому. Конкретно так и задумываются сотрудники, когда нет стабильности в регламентах.

Обратная ситуация – когда регламент уже запомнили, он издавна не обновлялся, и «залезать» в него не лицезреют смысла. Но у этих 2-ух ситуаций одни решения:

→ Поначалу доделайте аннотацию – позже внедряйте. «Сырые» аннотации создадут у служащих воспоминание, что полезности от их никакой. И даже если вы в итоге их усовершенствуете, доверие к таковым документам уже подорвано.

→ Положите под нос. Уже не один раз гласил: аннотации не должны быть раздельно, они должны быть кое-где перед очами – так, чтоб ими было нереально не пользоваться.

Один управляющий повесил табличку на дверь «на себя» – его сотрудники сталкиваются с задачей «открыть дверь» и сходу лицезреют, как ее необходимо делать. 2-ой управляющий написал гайд по открытию всех дверей в кабинете и положил его в шкаф. Его сотрудники любой денек некорректно толкают дверь, а сам управляющий нескончаемо припоминает о аннотации, которая пылится на полочке. Сейчас вопросец: каким управляющим желаете быть вы? =)

→ Проводите тренинги. Время от времени принципиально посодействовать освежать познания в памяти – собираться совместно и «обкатывать» процессы по инструкциям. Собрались, потренировались, вспомянули, как всё делается, обменялись советами → разошлись, чтоб работать далее.

→ Используйте шаблоны (ставьте задачки в будущее). Вот к для вас приходит новейший клиент – и ваш сотрудник просто берет шаблон и работает по нему.

Если узрел ошибку, выслали клиенту что-то не то – вы исправляете это в шаблоне. Если изменение будет лишь в аннотации, то сотрудник может никогда и не выяснить, что что-то поменялось. Когда вы меняете шаблон, выходит так, что во всех последующих проектах будет уже новейший, улучшенный порядок действий. Так вы решили делему не попросту на данный момент, а на 5 лет вперед.

К слову, аннотации и шаблоны для работы с сеошниками можно забрать безвозмездно из моего стартер-пака. Снутри – все нужные шаблоны, которые я собирал 15 лет: от того, как нанять сеошников, до выбора KPI и мотивации.

На данный момент там уже 8 файлов, но равномерно папка будет пополняться – сохраняйте, чтоб не пропустить 😉