Asana, Airtable либо Notion? Какой софт подойдет вашему бизнесу

Ненастроенные процессы в бизнесе – болезнь с бессчетными последствиями. Рутина, занимающая 70% времени, утрата производительности и выгорание служащих из-за нескончаемых отчетов и беспорядочной инфы в чатах, неизменное «тушение пожаров» руководителями и невозможность заниматься основным – развитием компании – те симптомы (Симптом от греч. — случай, совпадение, признак — один отдельный признак, частое проявление какого-либо заболевания, патологического состояния или нарушения какого-либо процесса жизнедеятельности), которые можно вылечивать при помощи процессного подхода и опции digital-среды.

Привет, меня зовут Владимир Малюгин, я и руковожу агентством performance-маркетинга Digital Geeks.

Предыстория

15 лет занимаясь делом, я пробовал все новейшие и новейшие подходы к уменьшению издержек ресурсов на операционные процессы. Управление проектами и отчетность, документооборот и иная рутина занимала огромную часть времени. Я находил консультантов, статьи и видео, спрашивал коллег по цеху, но с течением времени сообразил – это тот редчайший вариант, когда я как управляющий могу сказать: «Хочешь создать отлично, сделай сам». И вот уже 7 лет я настраиваю процессы себе и собственных клиентов, пишу про это и агитирую за то, что построение и оцифровка действий – это must have skill для управляющего хоть какого уровня.

Всем руководителям и рекламщикам, которые желают отлично рулить сеошниками, дарю SEO стартер-пак: снутри – гайды и шаблоны, которые я собрал за 15 лет в диджитале.

К чему приводит хаос

Большая часть действий сейчас – цифровые. И это не {инструкция}, которая лежит в ящике стола и которую они читают один раз. Это то, что сотрудник лицезреет, когда открывает комп. Процессы сейчас – это софт, в каком работает компания, и то, как скооперировано цифровое рабочее пространство всякого сотрудника. И это необходимо настраивать. Если этого не созодать и не интегрировать процессы в digital-среду, это может привести к тому, что заместо принципиальных для бизнеса задач команда будет загружена рутиной. А основное – основоположники и руководители 80% времени будут «тушить пожары» во всех отделах, а не мыслить о развитии компании. В наилучшем случае – это очень замедлит рост бизнеса, в худшем – приведет к банкротству.

Любому размеру компании – собственный уровень диджитализации действий

Но есть и не плохая новость. Digital-экосистема обязана соответствовать размеру компании. Если у вас маленькая команда и ничего не болит – не надо уделять действиям много времени.

В Гарварде нам ведали про доктора Д. Дэрила Вайкоффа, который проводил исследование о том, какой процент выручки у компаний уходит на операционные расходы. Он направил внимание, что удачные компании – это маленькие начинающие команды либо большие компании.

И выявил два типа основоположников: пришедших из корпоративного бизнеса и привыкших к «бюрократии» и стартаперов, любящих творческий кавардак. 1-ые на старте вкладывают много времени в процессы, и потому их процент расходов на поддержание бизнеса высочайший, а 2-ые обращаются с рабочей средой вольно и растрачивают не достаточно.

Но с ростом компаний ситуация равномерно изменяется в обратную сторону. У тех, кто сначала заморачивался над действиями – процент издержек равномерно понижается, а у тех, кто нет – возрастает.

Хаос ненастроенных действий начинает мешать, и в итоге бизнесы, которые не научились выстраивать процессы, исчезают. Он именовал это «Бермудский треугольник».

Главная идея

Digital-экосистема обязана соответствовать размеру компании. Если инфраструктура ей «мала» либо, напротив, «велика», то компания развивается медлительнее. С повышением клиентов и задач бизнес должен больше заниматься настройкой операционки, если не желает сгинуть в «бермудском треугольнике».

Все в одном – либо различные сервисы для различных задач?

Давайте разберемся для каких категорий действий нужен софт. Я выделяю 4 главных направления в работе:

1. Управление проектами и коммуникация команды.
2. Операционка.
3. База познаний.
4. Отношения с клиентами (CRM).

Под каждое направление необходимо подобрать пригодный инструмент и «подружить» все меж собой.

Естественно, можно применять всеохватывающие инструменты со «всеми способностями под все процессы» – Bitrix24 либо ClickUp. Но спец сервисы постоянно будут эффективнее. Любой из их заточен под один главный функционал и 100% ресурсов инвестирует лишь в его улучшение. Всеохватывающей софт развивает сходу все, потому темпы улучшения каждой определенной функции значительно ниже.

Плюс всеохватывающих сервисов – все задачки в одном окне. Но это и минус, потому что сотрудники лицезреют много излишнего. Мой опыт дает подсказку, что спец сервисы под управление проектами, коммуникацию и работу с операционкой эффективнее. Основное уметь их верно «подружить» меж собой.

CRM употребляют почти все компании, но с остальными действиями не все так гладко. В особенности у малого и среднего бизнеса. О этом и побеседуем.

Чтоб SEO приносил результаты, необходимо хорошо управлять сеошниками. Для этого руководителям и рекламщикам пригодится всего только одна папка – мой бесплатный стартер-пак для действенной работы с сеошниками.

Управление проектами и коллаборации

«Работа вокруг работы»: общение в чатах, совещания, коллы, вспомогательная информация – эта та категория действий, которая порождает больше всего хаоса, в особенности если в компании нет одного подхода, и все делается при помощи «telegram-менеджмента». Я уверен в том, что это 1-ая категория действий, которую нужно настраивать. Даже если вас в команде лишь двое, для вас все равно придется вести взаимодействие и ставить задачки.

Для данной для нас группы действий нужен task-трекер вроде Trello либо Asana и хоть какой мессенджер. При этом принципиально, чтоб большая часть коммуникации была связана с определенными проектами и задачками и шла в task-трекерах, а не в мессенджерах. В чате оставляйте лишь то, что не уместилось в тасках.

Лично я рекомендую Asana, потому что она по дефлоту не дает широких способностей кастомизации, заместо этого предлагая четкую логику работы, заточенную под коллаборацию установок. В Asana это именуется пирамидой ясности.

Операционные процессы

Управленческая отчетность, документооборот, учет трудозатрат и расчет квартальных премий – для всех схожих задач с огромным объемом данных и сложными вычислениями таск-трекер не подойдет. Нужен иной софт. Маленькая команда может применять Excel либо Гугл Sheets. Но у такового решения есть препядствия со стабильностью и масштабированием. В нем недозволено выстроить процесс по шагам, и потому при росте команды либо количества операций необходимо что-то посерьезнее.

Для таковых задач я рекомендую Airtable – no-code софт, который просто кастомизируется под индивидуальности бизнес-процессов. В него вшиты широкие способности автоматизации, построения связей меж данными и есть даже функция написания скриптов для таковых гиков, как я. Этот сервис я «прописываю» всем клиентам и использую сам. Каждую таблицу можно добавочно поделить на отдельные срезы (что нет в Excel и Гугл Sheets), добавить вовнутрь описание, ссылки, файлы, клавиши и связать вместе. При всем этом любая запись раскрывается, как отдельная карточка. Airtable – это экселька на стероидах.

При всем этом принципиально то, что сотрудникам можно не давать доступ к самим базам данных. Для этого в Airtable есть функционал сотворения интерфейсов под различные роли служащих с различными уровнями доступов.

Выходит, что команда работает с одним, но любой сотрудник лицезреет лишь то, что необходимо непосредственно ему: бухгалтер – счета, которые необходимо завести в банк, делопроизводитель – документы по данной для нас сделке, менеджер – лишь выручку и данные клиента. А управляющий лицезреет все – от выручки до прибыли.

База познаний

Для статичной инфы вроде инструкций либо перечня документов на отпуск бизнесу нужна база познаний с резвым доступом из хоть какого места, комфортным оглавлением и разграничением прав.

Для этого может подойти и Гугл Docs, но я рекомендую Notion. Your wiki, docs & projects. Together – это их слоган, который исчерпывающе обрисовывает функционал платформы. User-friendly сервис, схожий на конструктор веб-сайтов, можно изучить за 20 минут работы.

Я использую Notion как платформу для описания продукта, коммуникационной стратегии, веду перечень соперников, описываю редакционную политику соцсетей, размещение и советую всем своим клиентам.

Принципиальные отличия от Гугл Docs

1-ое, у Notion одна точка входа – для вас не нужно давать сотрудникам сотки ссылок, довольно одной, которая постоянно будет под рукою. Пройдя по ней, они увидят все, к чему у их есть доступ. 2-ое, вся информация в Notion комфортно структурирована, а при разработке новейших страничек они автоматом попадают в оглавление. Сотрудникам просто будет их отыскать.

За какие фишки я люблю этот сервис:

Нескончаемая вложенность страничек, ссылка как на страничку, так и на часть текста, возможность давать доступ как ко всем документам, так и к части. И это только малая часть функционала, которая дозволяет мне и сотрудникам резвее ориентироваться и легче отыскивать нужное. Еще не так давно создатели ввели ИИ, который выдумывает идеи, пишет и редактирует тексты.

Как ввести софт в бизнес-процессы компании

Не много осознать, какой софт нужен для той либо другой задачки. Еще два принципиальных пойнта – как хорошо ввести софт в компанию и как верно интегрировать в него процессы.

1. Подготовьте почву:

Поначалу «продайте» идею команде. Сделайте так, чтоб она сама возжелала все поменять.

2. Внедрите конфигурации:

Обусловьте характеристики фуррора, напишите аннотации, организуйте онбординг, проведите воркшопы с командой и т.д.

3. И крайнее. Закрепите итог:

Свяжите его с вашим аккаунтом, чтоб клиенты могли звонить прямо в компанию, а не на мобильный номер 1-го из служащих.

И 2-ой пойнт. Чтоб все заработало, необходимо начать мыслить действиями и осознавать, какие виды задач есть в вашем бизнесе. Составьте перечень, опишите их, поймите ответственных. А позже интегрируйте в рабочую среду.

Не обязано быть такового, что вы поначалу обучили сотрудника процессу, а позже он начал двигаться делать его в софт. Сам софт должен содержать все нужное, в том числе аннотации и этапы. Необходимо, чтоб оцифрованный процесс помогал сотруднику и не полагался на его память. Где сотрудник может запамятовать, запутаться либо налажать – там его должен страховать digital. Не стоит полагаться на людскую память.

Принципиально созодать процессы очень автономными. Чтоб они были источником главных компетенций, а не сотрудники, которые могут уйти. Человек не так размеренный ресурс, как Asana и остальные современные инструменты.

Вывод

Сейчас удобство digital-среды обязано восприниматься руководителями современных компаний как must, равно тому как они должны предоставить сотруднику стул, стол и свет в кабинете. Среда обязана быть удобной и многофункциональной. Итоговая задачка – сделать такую digital-среду, которая «заберет» на себя часть задач и в подходящий момент «даст подсказку», что и как созодать.

– Вова, как начать работу с сеошниками, если я не разбираюсь в SEO?

Чтоб отлично управлять сеошниками, используйте материалы из моего бесплатного стартер-пака. Снутри – все нужные шаблоны, которые я собирал 15 лет: от того, как нанять сеошников, до выбора KPI и мотивации.