Коллеги, скиньте ссылку: вправду ли видеоконференцсвязь сберегает бизнесу время и средства

Для большого бизнеса действенное управление ресурсами – это не только лишь вопросец экономии, да и стратегического развития. В критериях масштабирования, пуска новейших направлений и перераспределения бюджетов в особенности принципиально сохранять устойчивые каналы взаимодействия – как снутри команды, так и с наружными партнерами. Некие обычные форматы, к примеру, командировки либо очные встречи, могут временно отступить на 2-ой план. Но это не означает, что от взаимодействия придется отрешиться – логичной кандидатурой станут онлайн-конференции. Разбираемся, как употреблять сервисы видеоконференцсвязи (ВКС) для различных целей и не утратить достоинства живого общения.

Без поездок и перелетов

Мероприятия – неотъемлемая часть корпоративной культуры. Их организация просит огромного количества денежных и человечьих ресурсов. Так, для деловой встречи с партнерами из другого городка необходимо отыскать подходящее помещение, вызвать такси, приобрести билеты на самолет и арендовать жилище. Огромную часть времени займет дорога, которая отбирает много времени, сил и понижает продуктивность.

Стукнуть по бюджету компании могут и обучающие тренинги. В среднем бизнес растрачивает на это 343 тыс. рублей в год, в стоимость заходит аренда аппаратуры, питание, подготовка спикеров, раздаточные материалы. Онлайн-формат дозволяет избежать этих издержек и не утратить свойство взаимодействия.

Встречаемся в вебе: достоинства видеосвязи

Современные цифровые решения повсевременно развиваются, и с каждым годом ВКС дает все наиболее широкий диапазон способностей.

Высочайшее разрешение. На данный момент большая часть сервисов поддерживает видео в формате HD и 4K, а умственные методы шумоподавления и эхокомпенсации делают звук наиболее незапятнанным. Добавочно доступны функции автонастройки яркости и фокуса камеры, определения голоса. И даже если связь становится нестабильной, платформы приспосабливаются к скорости интернет-соединения, потому звонок не прерывается.

Демонстрация и совместная работа с контентом. Участники демонстрируют в настоящем времени презентации, видео и графики, также обмениваются документами и таблицами. Почти все платформы включают функцию совместного редактирования файлов, потому заносить правки можно прямо в процессе беседы. И визуализировать идеи в две, три либо четыре руки: благодаря особым интерактивным доскам сходу несколько служащих записывают свои мысли, а потом стремительно оставляют оборотную связь во интегрированных чатах и опросах. Все это добавляет в онлайн-взаимодействие больше продуктивности и динамики, очень приближая его к очным встречам.

Расширение географии сотрудничества. Видеоконференции размеренны в любом уголке планетки – компании-разработчики располагают серверы в различных географических регионах. «При подключении юзера система автоматом выбирает ближний сервер, чтоб обеспечить надежное соединение. Так, компании ведут взаимодействие с партнерами и клиентами по всему миру без необходимости физического перемещения», – объясняет Роман Цариц, коммерческий директор Yandex 360.

Понижение организационных расходов. Не надо арендовать помещения и техническое оборудование. Камеры для звонков и микрофоны на данный момент интегрированы фактически в каждую модель ноутбуков и есть в телефонах.

Запись встреч. Функция дозволяет сохранять видео дискуссий и рассматривать, как все прошло. При живом общении почти все детали забываются, из-за что позднее мучается свойство выполненной работы. А при записи онлайн-звонков постоянно можно перепроверить, что конкретно имел в виду собеседник. Почти все ВКС-сервисы, к примеру, Телемост, поддерживают автоматическое сохранение видеозвонка. Не считая того, продолжительность записи встреч в десктоп-версии сервиса не ограничена.

Правила удачных тренингов и совещаний

Сервисы видеоконференцсвязи стают неотъемлемой частью ИТ-ландшафта большого бизнеса. Они отлично встраиваются в корпоративные процессы: от постоянных управленческих совещаний до стратегических сессий, обучения персонала и проведения больших мероприятий. Разберем несколько сценариев.

Координирование деловых встреч. Заблаговременно подготовьтесь и обусловьте повестку и цели – это поможет сосредоточиться на главных вопросцах. Разошлите участникам материалы для обсуждения, чтоб у всех была возможность их изучить. И не запамятовывайте уделять внимание таймингу: когда не надо мыслить о дороге до дома и волноваться о сроках аренды помещения, просто утратить счет времени. Потому фиксируйте в таймере обсуждение вопросцев по минуткам.

Чтоб посторонние случаем либо преднамеренно не нарушили беседу, назначьте код доступа и пароль к конференции. А потом пришлите любому участнику в личном сообщении. Если онлайн-встречи проводятся часто и для различных групп, повсевременно меняйте ссылку.

Организация совещаний. Действенная планерка просит точного распределения ролей. Назначьте модера, который проследит за порядком и направит дискуссию, также секретаря для фиксации главных задач и договоренностей. Используйте функции голосования и опросов, чтоб стремительно принимать коллективные решения, а поближе к концу подытожте и обозначьте последующие шаги – подойдет общий документ либо чат, где будут указаны ответственные за выполнение задач и сроки.

Проведение тренингов. В этом случае кроме главный лекционной части принципиально обмыслить практику. Ведь при обучении в таком формате участники должны ощущать вовлеченность не только лишь спикера, да и друг дружку, проявлять активность. Потому делите их на группы снутри платформы и помещайте в отдельные онлайн-комнаты. Так, сотрудники выполнят задание узеньким кругом без вмешательства сторонних, и любой попробует свои силы в решении того либо другого задания.

Используйте программки с функцией зала ожидания, чтоб модеры могли вручную найти, кого впускать на тренинг, а кого нет. Подобные условия завышенной сохранности критически важны для большого бизнеса, который в особенности заинтересован в надежной инфраструктуре. Вы минимизируете опасности проникания на мероприятие жуликов, у каких случаем оказалась ссылка на конференцию. В крайнее время функции зала ожидания разрабатывают больше русских сервисов, к примеру, Телемост.

Назначьте модерами сходу нескольких служащих. Тогда они оперативно просмотрят запросы на подключение, не задерживая всех членов команды, и стремительно заблокируют ненужных гостей, – объясняет Роман Цариц, коммерческий директор Yandex 360.