Цифровой кабинет в отпускной сезон: как не провалиться, когда половина служащих на даче

Недавнешние длинноватые выходные опять напомнили: мы вроде отдыхаем, но ноутбук на всякий вариант движется с нами – на дачу, на шашлыки, а то и на море. Проверка извещений из рабочих чатов стала привычкой, а тревожность «вдруг что-то срочное» – фоном даже в отпуске.

Лето – сразу спокойное и сложное время для бизнеса. Этот период принуждает узреть, что процессы, которые не автоматизированы, замедляются, а решения, которые не были делегированы до отпуска, ложатся мертвым грузом. Так, отпуск зарастает стресс-факторами, в особенности если вы ведете проект либо отвечаете за команду. Но если процессы снутри компании выстроены верно, можно и без этого – работать будет не сотрудник, а автоматическая система бизнес-процессов.

Разбираемся, как остаться действенным в отпускной сезон и не нарушить личные границы служащих.

Отпуск без отдыха

Почти все сотрудники, уходя в отпуск, на физическом уровне находятся вне кабинета, но продолжают работать. Специалисты образовательной платформы «Нетология» подсчитали, что практически любой 4-ый россиянин инспектирует на отдыхе почту и рабочие чаты, а 44% отметили, что ответят на срочные сообщения от коллег. 7% респондентов продолжают раз в день работать и лишь четверть не будет отвечать на звонки, сообщения либо письма.

Отпуск – это не попросту статус «Out of Office», а кропотливо спланированный процесс, который помогает сотруднику вправду отключиться от работы, а команде – безболезненно продолжать проекты. Без этого отдых преобразуется в неизменный стресс (неспецифическая (общая) реакция организма на воздействие (физическое или психологическое), нарушающее его гомеостаз) и опасности для бизнеса.

Приготовиться заблаговременно

Чтоб не оказаться в числе тех, кто в отпуске продолжает инспектировать рабочие сообщения и отвечать на срочные вопросцы, принципиально заблаговременно кропотливо приготовиться к нему – согласовать детали и организовать командные процессы так, чтоб работа не останавливалась, а вы могли по-настоящему отдохнуть.

Вот несколько правил, которые обеспечат бесперебойную работу команды:

За недельку до отпуска сделайте в вашем трекере задач отдельную доску либо проект «Передача дел», чтоб было видно сходу, что уже передано, а что еще остается на выполнение.
Настройте автоматические напоминания, которые уведомят исполнителей о приближающихся дедлайнах и освободят вас от излишних звонков.
В каждой задачке заведите чек-лист с шагами процесса передачи дел: «Передать доступы», «Показать файлы», «Разъяснить индивидуальности проекта». Это дозволит выслеживать прогресс и быть размеренным за свойство передачи.

Документируйте важную информацию прямо в описании задач: аннотации, снимки экрана, ссылки на файлы и контакты. Тогда замещающему не придется находить данные по почте либо чатам.

Цифровые ассистенты

Предотпускных стикеров на мониторе уже недостаточно – необходимы инструменты для управления задачками. К примеру, самые обыкновенные трекеры задач – это обычные чек-листы, которые помогают не запамятовать принципиальное и расставить ценности. А канбан-доски визуализируют этапы работы над задачками в колонках: «В работе», «Проверяется», «Выполнено», что упрощает контроль и планирование. Диаграммы Ганта демонстрируют сроки и последовательность задач на временной шкале.

Также современные таск-менеджеры бывают всепригодными либо спец для установок различных размеров и форматов работы – удаленка, кабинет либо гибрид. Выбор системы зависит от структуры команды, размера задач и бюджета. Основное, чтоб инструмент помогал просто делегировать и надзирать процессы.

В отпускной сезон довольно заблаговременно настроить автоматические напоминания в Yandex Трекере – система сама напомнит исполнителям о задачках за некоторое количество дней до дедлайна. Чек-листы снутри карточки разрешают передать задачку с полным контекстом: замещающий сходу лицезреет, что конкретно необходимо создать и в которой последовательности. Особые статусы вроде «ожидает опосля отпуска» помогают команде не терять фокус и не трогать задачки, которые могут подождать. Таковая автоматизация – залог размеренного отпуска без критической рутины. В Yandex’е мы используем Трекер в том числе конкретно так – как систему, которая обеспечивает бесперебойную работу, даже когда половина команды вне кабинета, – отмечает Роман Цариц, коммерческий директор Yandex 360.

Благодаря трекерам управления рабочими действиями и задачками размеренны будут все: сотрудник в отпуске отдыхает и не думает о работе, замещающий его сотрудник решает поставленные задачки, а начальник в хоть какой момент может отследить процесс, оценить опасности и скорректировать его.

Летние месяцы – это стресс-тест для зрелости вашей цифровой среды. Если бизнес-процессы завязаны на 1-го человека, вы очень рискуете. Но если процессы настроены, ответственность распределена, а сотрудники могут воспользоваться современными инструментами, тогда отдых и рабочие будни могут сосуществовать без конфликта. В отпускной сезон выигрывает не тот, кто работает без перерыва, а тот, кто умеет хорошо отключаться – и помогает при всем этом собственной команде нормально работать без себя.

Оригинал статьи на SEOnews