Как проводить ретроспективы: безупречная структура и подходы

Привет! Меня зовут Катя Чернышева, я Group head в AGIMA. Часть моей работы – это проведение ретроспектив: командных встреч, на которых мы обсуждаем, что у нас выходит отлично, а что можно сделать лучше. Еще почаще я обучаю этому новичков.

Основной вопросец, который они задают: как создать ретроспективу не только лишь продуктивной, да и увлекательной?

Длительное время я находила ответ, но пришла к обычному выводу: скучноватые встречи – не вариант.

Принципиальна не только лишь полезность, да и динамика. Команда обязана созидать в ретроспективе смысл, а само обсуждение обязано быть {живым}. В данной нам статье поделюсь приемами, которые посодействуют создать ретро конкретно таковым. Полезно как опытным руководителям, так и тем, кто лишь осваивает управление проектами.

Поехали!

Что такое ретроспектива

Ретроспектива – это постоянная встреча, на которой команда дискуссирует рабочий процесс и по мере необходимости что-то в нем меняет. Ретроспектива заходит в перечень постоянных мероприятий практически всех гибких методологий.

Цель ретроспективы – запланировать увеличение свойства и эффективности, понизить напряжение в команде, подсветить положительные моменты в работе. В общем, провести рефлексию – осознать, какие процессы работают отлично, а какие нет.

Задачка управляющего проекта – приготовиться к ретроспективе, провести ее и потом проследить, чтоб все договоренности исполнялись.

Подготовка к ретро состоит из 4 шагов:

• Запланировать время команды.
• Выявить задачи, которые необходимо разглядеть.
• Придумать тему.
• Обмыслить тайминги.

Про любой шаг расскажу раздельно.

Планируем время

Ретроспектива обязана проходить в такое время, когда комфортно придти всем. Если придет меньше половины команды, то принятые там решения просто не будут иметь довольно веса.

Если в команде 10 человек, но у двоих отпуск, у 1-го больничный, а еще у двоих встречи, ретроспективу лучше перенести. В эталоне на ретроспективу должны приходить все. Команда обязана осознавать, что это нужное и непременное мероприятие. Пропускать его не стоит.

Под ретро нужно завести встречу в календаре, чтоб добавить туда всю команду. Тогда любой будет заблаговременно знать, что у него запланировано и не поставит на это время ничего наиболее принципиального. Но даже если все подтвердили роль через календарь, можно заблаговременно напомнить о ретроспективе в общем чате.

Нехорошая практика – отменять ретроспективу минутку за минуту, как и всякую другую встречу. Время от времени случается, что приходит лишь часть команды, поэтому что у других наружные встречи либо пылающие дедлайны. Здесь ничего не поделаешь – встречу проводить глупо. Но в этом случае все, кто не сумел придти, должны подтвердить роль в последующей ретроспективе.

Принципиально, чтоб таковая ситуация больше не повторялась. Можно проводить голосование приблизительно за недельку до ретроспективы, чтоб узнать, кто сумеет находиться. Тогда у вас будет возможность заблаговременно принять решение о сдвиге сроков, не денек в денек.

Выявляем задачи

На шаге подготовки нам необходимо осознать, какие темы в команде «наболели». Речь на ретроспективе идет о острых дилеммах, которые мешают команде работать.

К примеру, команда медлительно выпускает в прод обновления для iOS. Это вызывает недовольство заказчика, конфликты. Естественно, всем это не нравится. Означает, необходимо отыскать корень задачи, а потом и ее решение. Под неувязкой мы постоянно осознаем что-то, что имеет непосредственное отношение к процессу производства.

Принципиально, что неувязка не может заключаться в одном человеке, в нескольких людях либо во всей команде. Неувязка постоянно связана с действием, а люди – это не неувязка. О этом необходимо припоминать команде.

Если всем кажется, что веб-разработчик плохо работает, то вопросец следует поставить по другому. Почему он плохо работает? Ему не хватает компетенций? Его достижений не замечают? Нехороший разраб – это не неувязка всего проекта. Он один не может сломать весь проект. Это неувязка процесса, управления либо подбора кадров.

На этом шаге необходимо пошевелить мозгами, как раскрыть задачи при помощи команды. С одной стороны, если ретроспектива проходит не впервой, задачи могут быть уже понятны. Но с иной, было бы хорошо временами инспектировать, все ли глядят на вещи идиентично. Может быть, кто-то увидел делему там, куда никто до него не глядел.

Выяснить, какие задачи замечает команда, можно различными методами. К примеру, можно попросить докладывать о таковых дилеммах для вас в личку. Еще члены команды могут записывать в Miro задачи, которые возникают в процессе работы меж ретроспективами. Также можно запустить голосование в чате по проблемным зонам.

Для каждой ретроспективы мы избираем один самый острый вопросец.

Избираем тему ретроспективы

Ретроспективу можно проводить и без темы, но, быстрее всего, в этом случае она будет безликой и скучноватой. Потому тему лучше избрать — это расслабит команду, создаст удобную атмосферу.

К примеру, у меня темой ретроспективы нередко стают вселенная Гарри Поттера, «Пиратов Карибского моря» либо Marvel. В качестве темы лучше выбирать киноленты, книжки, телесериалы либо игры, которые все знают. Наверное в вашей команде есть точки, в каких пересекаются интересы если не всех, то хотя бы большинства участников.

Меж командой и ее неуввязками необходимо отыскать связующие элементы, а потом встроить их в новейший мир. Это сделает рефлексию не только лишь полезной, да и увлекательной, втянет команду в процесс. А еще тема поможет визуализировать доску.

К примеру, в один прекрасный момент мы фиксировали плюсы и минусы на доске в стиле Гарри Поттера. Плюсы отчаливали в Гриффиндор, минусы – в Слизерин.

Продумываем тайминги

Любой шаг ретроспективы нужно спланировать заблаговременно. Необходимо осознавать не только лишь, что непосредственно будет созодать команда, да и сколько займет любой шаг. По другому встреча может продолжаться вечность. Здесь обрисую, какого тайминга обычно придерживаюсь.

1. Командный радар ~ 8 минут.

2-3 минутки на сам радар и около 5 – на его разбор. Ниже я расскажу о радаре и его предназначении подробнее.

2. Трудности команды ~ 30 минут.

Выявляем задачи на шаге подготовки к ретро. Но раскрыть их принципиально на самой встрече. Здесь делему необходимо сконструировать и попросить команду отыскать решение. На этом же шаге мы генерируем идеи.

К примеру, у вас есть неувязка: никто не выступает в группе, хотя для вас принципиально делиться опытом снутри отдела. Представим, сама команда не весьма большая – 5 человек. В этом случае можно выписать мощные стороны всякого. Предложить всем проголосовать. Так мы выберем основную сильную сторону всякого человека. Кто-то неплох в разговоре с заказчиком, а кто-то круто ведет ретро. Сейчас любой должен выступить с докладом о собственной суперсиле.

3. Анализ отчетного периода ~ 1 час.

Это традиционный блок – доска с плюсами и минусами. Закрепляем, что неплохого и что отвратительного вышло. Заодно решаем, как сохранить не плохое и как не допускать отвратительного впредь. По итогам этого блока делаем Action-план – план по усовершенствованию действий.

К примеру, мы всей командой не осознаем, где и какие документы лежат. Кто-то вынес это в минусы, другие подтвердили. Сообща решили, что необходимо разобраться в документах, разложить всё по полкам и папкам, все папки подписать. Закрепляем это решение в Action-плане и избираем ответственного.

Золотой правило №1. Чем пореже ретроспектива, тем она подольше.

За большенный период у команды накопится довольно напряжения, заморочек и тем, которые стоит обсудить. А означает, и времени на ретро уйдет больше. Потому ретро не стоит пропускать. Проводить его необходимо так нередко, как требуется.

Осознать периодичность просто: поначалу проводите ретроспективу раз в полтора месяца. 1-ая будет долгой – это нормально. Но поглядите, как длительно будет продолжаться 2-ая либо 3-я. Если уложитесь в полтора часа, можно ставить встречу пореже – к примеру, раз в 2 месяца. Если не уложитесь в 2–3 часа, стоит проводить почаще – раз в 2 недельки либо за месяц.

Если время на встречу истекло, а карточки еще остались, то просто запланируйте вторую встречу. Пропускать и забивать на чьи-то карточки недозволено.

Ретроспектива по итогам года проходила в стиле церемонии вручения «Оскар».

Готовим доску для ретроспективы

Доска обязана быть готова заблаговременно. Оформить ее принципиально аккуратненько и хорошо, чтоб ничто не отвлекало команду. Все блоки должны быть разумными и логичными, должны соответствовать вашему плану. Не стоит добавлять поля, которые вы не успеете заполнить.

Другими словами если у меня по плану поначалу идет командный радар, позже обсуждение заморочек, позже плюсы-минусы и Action-план, то надлежащие поля на доске должны идти в той же последовательности.

Лучше проводить все ретроспективы на одном поле. Так вы сможете постоянно обратиться к прошедшим ретроспективам, поглядеть Action-план и старенькые карточки. Если какая-то карточка скитается из одной ретроспективы в другую, то дилемме очевидно необходимо уделить больше внимания.

Miro – это более удачный инструмент для ретроспективы. Но направьте внимание: этот сервис на данный момент недозволено произвести оплату русской картой.

Проводим ретроспективу

Доска готова, тайминги отмечены, люди в сборе. Пора начинать.

Сначала проводим командный радар либо что-то наподобие. Так мы снимаем напряжение и осознаем, что волнует команду.

Это шкала, на которой любой участник команды отмечает, как ему уютно работать. Обычно я спрашиваю о 3 вещах: как клевые люди работают на проекте, ощущается ли в команде поддержка и нравится ли проект в целом. Любой берет точку подходящего цвета и располагает на шкале, как ощущает. Смотрится это так:

Командный радар помогает стремительно осознать общий чувственный фон команды.

Потом мы перебегаем к блоку, посвященному той дилемме, которую выявили заблаговременно. Отыскиваем ее решение и обсуждаем, как будем исправлять ситуацию. Примеры я приводила выше.

Далее приступаем к блоку плюсов-минусов. Тут мы говорим не только лишь о нехорошем, да и о неплохом. Не бывает, что плохо все – необходимо отыскивать поводы похвалить себя и друг дружку.

Проведение ретроспективы – это пикантный процесс. Здесь необходимо быть незначительно психологом, незначительно модером. Принципиально услышать всех, отдать осознать, что их мысли поняты, ни с кем не спорить. Недозволено сказать кому-то из команды, что его идеи так для себя. Больше того, недозволено допускать, чтоб кто-то иной так гласил. Пусть люди высказываются. Это их время.

Золотой правило №2. Постоянно ставьте ответственных за задачки, которые вы берете в работу.

По итогам ретроспективы составлен Action-план. Непременно необходимо осознать, кто будет отвечать за любой его пункт. Поначалу спрашиваем, есть ли желающие. Если нет, то назначаем ответственного сами.

Золотое правило №3. Недозволено никого критиковать: любая мысль имеет право на существование.

Вот так может смотреться Action-план – здесь мы назначаем ответственного по любому вопросцу.

Исполняем Action-план

Про этот пункт нередко запамятывают, хотя почти во всем ретроспектива проводится конкретно ради Action-плана. Практически Action-план – это митинг-репорт. Опосля встречи мы пишем всем письмо, в каком напоминаем, какие задачки взяли в работу. Убеждаемся, что все соображают свои задачки и готовы над ними работать. Также Action-план можно закрепить в чате либо занести в общую базу познаний.

Про выполнение задач из Action-плана необходимо припоминать. Это может всех раздражать, но что созодать? Если Action-план не будет производиться, то ретроспектива будет кое-чем вроде сеанса у психолога. А она обязана поменять производственный процесс к наилучшему.

Чтоб задачки производились, они должны быть разумными. К примеру, у команды неувязка: не хватает Камерон Диаз в кабинете. В Action-план я внесу последующее: пригласить Камерон Диаз. Написать я ей могу, но навряд ли она приедет. Означает, эта задачка обречена, добавлять ее в план не стоит. Если вы берете в работу неосуществимые задачки, они висят мертвым грузом и всех бесят.

Ретроспектива – это мощнейший инструмент, который может закрыть несколько задач: объединить команду, решить задачи, сделать лучше процессы и взаимоотношение в команде. Потому третировать сиим форматом не стоит. Напротив, чем увлекательнее вы его сделаете, тем больше полезности он принесет.

Рассказывайте в комментах, как вы проводите ретроспективу. А если у вас остались вопросцы, задавайте – помогу разобраться.