Автоматизация в таск-менеджерах: настройте один раз и забудьте о ручной рутине

Рабочий денек системного админа нередко переполнен сбоями, тикетами, задачками вроде «обновить», «проверить логи», «сбросить пароль» и «убрать доступ юзера». Все это очень тормозит, если нет механизма, который дозволял бы не созодать все вручную. Вот здесь на помощь придет таск-менеджер с обмысленной автоматизацией и API. Таковой инструмент дозволяет один раз настроить шаблоны, интеграции и правила, и далее – заавтоматизировать почти все рутинные операции.

Что выбирают системные админы

Таск-трекер фиксирует и структурирует запросы – от инцидентов до задач по проектам: ценности, исполнители, сроки, комменты и отчеты. Подключение и управление делается через админ-кабинет организации: для этого требуются права админа и определенный тариф.

Локальные системы ставятся прямо на сервер компании – полный контроль, своя сохранность, эластичная настройка. Много способностей, да и много хлопот: обновления, бэкапы, аптайм. Пасмурные сервисы запускаются резвее: зашел, сделал проект – и работаешь. Они обновляются сами и просто масштабируются. Здесь любой администратор выбирает под себя: или «держу все под рукою», или «меньше мороки – решаю больше задач».

Создатели обожают issue-системы, чтоб фиксировать баги. Для администраторов куда поближе операционные и административные трекеры: сюда сваливаются тикеты от юзеров, задачки по инфраструктуре, напоминания про смены и регламентное сервис. Не считая того, при помощи таск-трекеров комфортно планировать проекты уровня передвижения серверов, перехода на новейшую систему виртуализации либо обновления всей сети: задачки связываются зависимостями, разбиваются на этапы и укладываются в календарь либо диаграмму Ганта.

Работать можно в различных режимах. Кому-то удобнее традиционная Kanban-доска: «To Do», «In Progress», «Done». Кто-то предпочитает календарь либо диаграмму Ганта, в особенности если задачки зависят друг от друга. Принципиальное преимущество – ценности и контроль сроков: если стоит SLA, трекер сам напомнит, что пора закрывать тикет либо эскалировать его.

И еще одна фишка – интеграции. Современные системы могут дружить с мониторингом, почтой, alert-системами, SCM и даже с виртуализацией. Пример: свалился сервер, Zabbix автоматом сделал тикет, а ты уже видишь его в системе с необходимым ценностью и дедлайном. Не надо копаться в письмах и логах – все в одном месте.

С чего же начать работу

Верная настройка таск-трекера занимает время. Начать лучше с интеграции системы мониторинга. Когда срабатывает алерт, тикет в трекере может создаваться автоматом – по шаблону, с ценностью и установленным SLA. Это устраняет админа от ручного дублирования событий и гарантирует, что критические инциденты не потеряются в потоке почты либо мессенджера.

2-ой шаг: подключение почты либо форм заявок. Хоть какое письмо с определенной темой либо форма преобразуется в задачку в подходящей очереди. Трекер при всем этом может сходу назначать ответственного и выставлять срок выполнения. Это комфортно: юзеры продолжают писать «как обычно», а администратор получает структурированные тикеты заместо беспорядочной переписки.

3-ий элемент: шаблоны для регламентных работ. Обновления серверов, проверка бэкапов, аудит логов сохранности – повторяющиеся процессы. Создав один раз шаблон задачки с чек-листом и периодичностью, можно запускать их автоматом и не держать в голове перечень рутинных действий.

В конце концов, нужно подключить триггеры на эскалацию. В этом случае если задачка не выполнена в срок либо зависла на каком-то шаге, трекер сам изменит ее статус, подымет ценность либо вышлет извещение последующему уровню поддержки. Админу не приходится вручную выслеживать, что «просрочено» – система сама подталкивает процесс.

Современные трекеры имеют приложения, где можно стремительно провести триаж: назначить задачку, поменять статус, бросить комментарий. Это в особенности принципиально, когда администратор не у компа, но инцидент просит внимания тут и на данный момент.

На рынке за крайние годы возникло много вариантов: Jira, в какой можно вести инциденты, конфигурации, проекты, настраивать SLA и ценности, традиционная посреди open-source решений Redmine, также OTRS, Zammad, GLPI и остальные. Но не со всеми из их могут работать русские компании.

Вообщем, русские решения на рынке также интенсивно развиваются. Трекер от Yandex 360 закрывает сходу несколько принципиальных потребностей: дозволяет стремительно интегрировать сервис в инфраструктуру компании и заавтоматизировать огромную часть задач, настраивать SLA и стремительно сформировывать отчеты. Мобильный планировщик задач можно нативно интегрировать с Формами, чтоб структурировать и стремительно маршрутизировать потоки воззваний от юзеров. У сервиса понятный интерфейс: конструктор воркфлоу, доски задач, шаблоны, статусы.

Способности Трекера

Трекер предоставляет REST API, при помощи которого сервис можно интегрировать с иными системами для обмена данными. Можно создавать задачки, читать и обновлять их, работать со статусами, комментами, шаблонами очередей, компонентами проекта. Доступ к API регулируется через OAuth 2.0 либо IAM-токен. Другими словами, если приложение обязано действовать от имени юзера в Трекере, то его можно оформить в OAuth, выдать токен либо применять IAM-токен, если организация в Yandex Cloud.

К примеру, для сотворения задачки употребляется HTTP POST-запрос к endpoint https://api.tracker.yandex.net/v3/issues/, где в JSON-теле указывается заглавие задачки (summary), очередь (queue.id), теги, описание, вложения, по мере необходимости родительские задачки. Если задачка с этим же queue.id и неким циклическим идентификатором уже была сотворена, API может возвратить ошибку 409, чтоб избежать дубликатов.

Еще настоящий сценарий: интеграция Форм с Трекером. Можно настроить форму так, что при заполнении ее на веб-сайте (либо вики-странице), автоматом создается задачка в определенной очереди в Трекере. Это комфортно, когда сотрудники, которым не нужен прямой доступ к сервису, подают запросы либо воззвания.

Задачки и статусы можно обновлять через API либо через «рабочие процессы / Workflows» Yandex Cloud. К примеру: обновление статуса задачки, добавление объяснений, добавление наблюдателей – все это через API-методы.

Есть интеграции наружных ссылок: в задачке можно настроить связь с объектом во наружном приложении (в системе контроля версий либо другом трекере), и таковая связь отображается в задачке с иконкой, именованием и ссылкой. Это дозволяет собирать контекст автоматом.

Также вероятна автоматизация снутри самого сервиса: срабатывание триггеров, макросов и автодействий. Если задачка перебегает в определенный статус, то можно настроить автоматическое переназначение исполнителя, отправление извещений, обновление меток и т.п. Это дозволяет уменьшить ручную работу при изменении состояния задач.

Трекер поддерживает шаблоны, Agile-доски, ранцы проектов, эпики, спринты, комменты снутри задач, диаграммы Ганта, интеграции через API и приспособлен к работе по разным проектным методологиям (Scrum, Waterfall). Его можно интегрировать с иными сервисами: создавать задачки из почты, отправлять извещения в мессенджер, вставлять задачки в Wiki-страницы, визуализировать данные через DataLens – стопроцентно можно связать рабочие процессы в единый поток.

Подключается раздельно либо в составе виртуального кабинета. Он не просит собственного железа, есть обучающие материалы и курсы. Очередной большенный плюс – наличие собственного мобильного приложения. С его помощью можно созодать фактически все, что и с десктопной версией: просматривать доски с задачками, создавать и находить задачки, редактировать их характеристики и изменять связи, добавлять комменты, прикреплять файлы, просматривать историю конфигураций и актуальный цикл задачки, делать макросы и почти все другое.

Почему это реально помогает

Если один раз настроить шаблоны задач, очереди, роли, права доступа – к примеру, триггер, который при поступлении письма с темой «Сбои на сервере» делает задачку в очереди «инфраструктура», с неотклонимым исполнителем и ценностью – то можно запамятовать про ручную проверку почты и копирование данных из почты в тикеты. Можно подключить Формы, чтоб сотрудники с веб-сайта либо внутреннего портала впрямую делали задачки в подходящей очереди. Также доступна интеграция системы мониторинга, чтоб при срабатывании алерта автоматом создавалась задачка.

При правильной настройке в рабочих буднях системного администратора станет меньше рутинных, циклических действий вроде сотворения похожих задач, их поэтапного решения и согласования результатов. Вмешательство пригодится лишь в исключительных сценариях, а заодно покажется время для тасков, требующих творческого подхода и глубочайшего осмысления.

Оригинал статьи на SEOnews